Команда > Авторские публикации > 2013 год > Inspired by SharePoint Conference 2012 или Docco и SharePoint

Inspired by SharePoint Conference 2012 или Docco и SharePoint

Вдохновленные крупнейшим событием года по технологиям SharePoint, специалисты нашей Команды не смогли остаться в стороне и решили рассказать о том, как мы используем в нашей практической деятельности указанную технологию.

Наиболее близкой для нужд Команды оказалась облачная версия технологии SharePoint Online, входящая в пакет Microsoft Office 365. Технология SharePoint помогает решить Команде Docco нескольких бизнес-задач:

1. Проектный офис.

Внутри Команды мы используем собственную методологию управления проектами (основанную на PMI PMBOK и дополненную в соответствии с особенностями внутреннего взаимодействия), в соответствии с которой с момента инициации каждый проект обладает:

  • Менеджером проекта;
  • Рабочей группой;
  • Узлом на внутреннем портале (узлом SharePoint).

Для узлов SharePoint создан типовой шаблон Узла проекта, в котором предсохранены библиотеки, списки, веб-части. Помимо библиотек документов Исходные материалы, Постановка задачи, Результаты работ, на узле присутствует библиотека вики-страниц, в которой мы ведем вики для Рабочей переписки по электронной почте и Рабочей переписки по конференциям Skype / Lync. В библиотеках документов включены возможности версионности и утверждения материалов, а также используются некоторые site columns (столбцы узла), единые для всех библиотек и списков узла проекта.

В состав списков входят Участники проекта, Задачи, Полезные ссылки, Ссылки на объемные результаты проекта. В виду существующих ограничений по размерам хранимых файлов в SharePoint объемные файлы по проекту хранятся на файловом сервере, а также дублируются на внешнем файлообменнике. Ссылки на внешний ресурс файлообменника добавляются в соответствующий список.

Столбцы списков Участники проекта и Задачи используются в других библиотеках и списках узла средствами подстановки данных. Таким образом, выстраиваются связи между поставленными задачами в проекте и фактически полученными результатами работ и т. п.

Все участники проекта (участники рабочей группы) подписаны на оповещения на обновления списков и библиотек проекта.

2. База знаний Команды.

В нашей деятельности мы накапливаем большое количество информации по различным видам разрабатываемой документации, по различным областям программного обеспечения, которое мы описываем. Помимо этого специалисты Docco проводят внутренние семинары по технической коммуникации и смежным областям в ИТ, для подготовки к которым также используются источники информации (статьи, графические изображения, вторичные ресурсы (форумы, блоги)).

Важно, чтобы полученными тексовыми и нетекстовыми материалами могли быстро воспользоваться другие специалисты в Команде. Для этого мы применяем следующие возможности SharePoint:

  • Настройка ключевых слов и синонимов. В соответствии со спецификой деятельности выделен ряд ключевых слов и их синонимов. Например, на ключевое слово «Техническое задание» и синоним «ТЗ» определены наиболее подходящие элементы (документы, записи) на Портале. При поиске по ключевому слову результаты содержат не только все соответствующие контексту элементы, но и выводят в верхних строках несколько наиболее рекомендованных записей. Записей, закрепленных за ключевым словом как наилучшие примеры для запроса.
  • Банк терминов. Принцип выделения терминов похож на принцип выделения ключевых слов и их синонимов. Проанализировав внутренние процессы Docco, мы выбрали несколько терминов, наиболее часто употребляемых в нашей деятельности. Например, «ГОСТ 34», «ГОСТ 19», «Экспертиза», «SharePoint». Все публикуемые материалы на внутреннем Портале подлежат назначению тегов (или терминов), к которым относятся те или иные материалы. При наличии облака тегов найти нужный материал в знаниях Команды не так уж сложно.

3. АРМ Заказчика / Госзаказчика.

В портфеле сервисов Команды присутствует такой сервис — Экспертная оценка документации. В рамках сервиса мы содействуем в проведении экспертизы конкурсной (по 94-ФЗ) и отчетной документации, разрабатываемой для ИТ-проектов органов исполнительной власти.

Как правило, экспертиза — процесс динамичный, проводимый в ограниченные сроки и с большим потоком входных и выходных документов на проверку.

Помимо того, что для проектов экспертизы в SharePoint создаются полноценные проектные офисы (см. выше описание проектного офиса), на узлах SharePoint создаются специализированные представления данных для доступа Заказчика / Госзаказчика к оперативной информации.

Часть проектных списков и библиотек для Заказчика не доступны, однако по постановке задачи и результатам работ созданные представления позволяют:

  • Отслеживать ход работ;
  • Анализировать информацию о выполняемых работах при помощи фильтров и сортировки;
  • Производить выгрузку данных в сводные таблицы Excel;
  • Передавать постановку задачи (исходные документы на экспертизу) и скачивать результаты экспертизы (проверенные документы и экспертные заключения) без пересылки материалов по электронной почте;
  • Получать оповещения об обновлениях списков и библиотек на узле проекта.

Экспертиза

4. Тестовая площадка для проектирования.

Docco регулярно принимает участие в заказном проектировании информационных систем / порталов / сайтов на базе технологий SharePoint. Мы не являемся сторонниками проектирования только на бумаге, поэтому в подобных проектах за описанием конкретного функционального сервиса системы / портала / сайта стоят внутренние «мозговой штурм» и опытное тестирование возможностей SharePoint.

Большая часть специалистов Docco владеют технологиями на уровне опытного пользователя с элементами администрирования, меньшая часть — на уровне администратора и разработчика под платформу.

Однако все специалисты Docco без исключения каждый день работают с технологиями SharePoint, просто потому, что они помогают нам работать современнее и быстрее.

Евгения Григорьева