Как все успеть на работе и в жизни: 11 «заповедей» аналитика
Каждый из нас, специалистов, работающих в сфере информационных технологий, ежедневно выполняет достаточное количество задач, которые ставят перед нами либо жизненная необходимость, либо рабочие обязанности. И для таких задач характерна тенденция расширения и возрастания их сложности. В области ИТ такой тренд еще ярче выражен, поскольку каждый день обязаны погружаться в новые технологии, новые знания, новые потребности.
Но и не стоит забывать и о задачах, которые касаются развлечений и отдыха, им тоже важно и нужно уделять внимание и учитывать в стратегии организации и выполнения дел.
Чтобы этот объем дел, с которыми необходимо справиться, не потянул ко дну, а приносил удовлетворение и ожидаемый результат, необходимо руководствоваться правилами, которые позволят организовать свое рабочее и внерабочее время наиболее эффективным образом. Вот 11 составляющих, а точнее сказать «заповедей», которые являются набором правил для успешной организации и выполнения предстоящих дел:
1) Составляйте краткосрочные и долгосрочные планы
Планирование на день, неделю, месяц и т.д. очень важно для понимания целей, которые мы хотим достичь посредством поставленных задач, приоритетности и срочности их выполнения.
Заранее составленный план поможет увеличить производительность на 25% и более. План на пути достижения целей поможет четко представлять какие цели достигнуты и приготовиться к выполнению предстоящих целей, не теряя драгоценное время на какие-то второстепенные дела, а четко продвигаясь вперед.
2) Расставляйте приоритеты
Расстановка уровней важности поставленных задач позволит успеть выполнить намеченные цели в заданной последовательности и точно в срок без стрессовых ситуаций и переработок.
3) Устанавливайте сроки
Конкретные сроки выполнения поставленных задач позволяют максимально эффективно выполнять задачи в отведенные для них сроки, не откладывая их «на потом».
4) Концентрируйтесь на задаче
Сосредоточенность на конкретной задаче позволяет выполнить ее своевременно и с наибольшей эффективностью. Приступая к выполнению очередной задачи, заранее минимизируйте или вообще исключите отвлекающие факторы (телефонные звонки, почтовые письма, сообщения, встречи и др. ).
5) Знайте конечные цели
Правильно поставленные цели описывают желаемый результат, тем самым мотивируя выполнение задачи/задач и достижения поставленной цели.
6) Правильно выбирайте время
Задачи, которые требуют повышенной концентрации и важности, следует выполнять в то время суток, на которое приходится максимальная работоспособность. Для каждого человека это время индивидуально.
7) Не паникуйте при выполнении задач
Паника и суета перед выполнением целого ряда поставленных задач не позволит максимально сконцентрироваться и эффективно достичь результатов. Результативность выполнения задач «не с первого раза» значительно снижается.
8) Не откладывайте задачи
Не важные и не срочные задачи, которые не стимулируют вас на их выполнение, стоит все равно делать, чтобы не накапливать их и не создавать себе некомфортных ощущений, что что-то не сделали. Лучше «нежелательные» задачи выполнять в утренние часы, а все остальное время заполнять выполнением интересных и перспективных задач.
9) Делайте перерывы
Выполнение задач не должно сопровождаться усталостью и перенапряжением. Вовремя делайте перерывы и отвлекайтесь от дел, чтобы с новыми силами и желанием браться за долгожданные дела.
10) Анализируйте результаты
По достижении поставленных целей анализируйте полученные результаты. Пытайтесь понять, как еще более эффективнее можно выполнять поставленные задачи и в какие сроки это можно сделать в следующий раз при выполнении аналогичных задач.
11) Двигайтесь вперед
Не останавливайтесь на достигнутом, находитесь в постоянном поиске путей совершенствования рационального и эффективного использования ресурсов (временных, человеческих, программных, технических, финансовых и т.д. ) для выполнения задач с наибольшей эффективностью.
В 80-х годах ХХ века появилось такое понятие как тайм-менеджмент, который в переводе с английского означает «управлением временем» или «владение временем». Но наиболее четким термином, который отражает суть тайм-менеджмента, является термин «искусство успевать», а именно способность себя организовать и эффективно использовать свои ресурсы для достижения поставленных целей в намеченные сроки.
О важности и необходимости управления своим временем начали задумываться уже давно. Еще мыслители древних времен понимали ценность времени и его значимость в жизни. Ниже приведены высказывания, которые актуальны и на сегодняшний день:
- «Мудрое распределение времени есть основа для деятельности» (Чешский педагог, мыслитель-гуманист (XVII век))
- «Время — самое драгоценное из всех средств» (Древнегреческий ученый Теофраст (III век до н.э.)
- «Время на все есть: свой час для беседы, свой час для покоя» (Древнегреческий поэт Гомер (VIII век (или VII век) до н. э.))
- «Выбрать время — значит сберечь время, а что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Английский философ, политик, историк Бэкон Ф. (ХVI век))
- «Средний человек озабочен тем, как бы ему убить время, человек же талантливый стремится его использовать» (Немецкий философ-иррационалист Шопенгауэр А. (XIX век))
Описанная методика эффективного управления поставленными целями и полученными результатами действенна только в том случае, если сам человек будет стремиться самоорганизоваться и постоянно двигаться на пути совершенствования.