Технический писатель на проекте и в компании – преимущества, о которых вы не задумывались
Компании часто и охотно вкладывают средства в разработку интеллектуальных активов. В то же время, они обычно склонны минимизировать свои инвестиции в техническую и документацию и регламенты, где были бы даны пояснения и описания того, как этими интеллектуальными активами пользоваться.
Метаинформация в виде инструкций по эксплуатации, описания процессов и процедур упрощает жизнь клиентов, а также повышает производительность поставщиков и сотрудников. Тем не менее, компании закладывают стоимость на создание этой метаинформации, в лучшем случае, в сопутствующие затраты на организацию бизнес-процесса, а в худшем, вообще преспокойно работу по созданию документации игнорируют.
Хорошие технические писатели могут все исправить! Более того, если к хорошим техническим писателям обратиться на более-менее ранней стадии, они могут внести существенный вклад в улучшение процесса разработки продукта, и, потенциально, самого продукта.
К сожалению, во многих компаниях писателям такого шанса не дают. Их подключают только на последней стадии цикла разработки. Все, что они могут сделать, это выяснить у проектной команды, что, по их мнению, является важным для продукта, и после изложить это на доступном русском языке. В такой ситуации писателям зачастую приходится метаться от отдела к отделу и пытаться угодить как разработчикам, так и маркетологам: разработчикам всегда некогда объяснять, потому что никто не заложил в их график (или заложил совсем мало) времени на утомительные встречи с людьми, которые, по их мнению, думают только в категориях глаголов и прилагательных, а никак не функций и спецификаций. В то же время маркетологи медленно сходят с ума и теряют терпение в ожидании получить какую-либо информацию о том, что они должны продавать, и не понимая, почему требуется столько времени, чтобы описать продукт, который практически полностью готов. В мультинациональных и мультиязычных корпорациях сюда же прибавляются проблемы с локализацией и переводом.
Кроме того, работа писателя по погружению в процесс разработки продукта, овладению знаниями по спецификациям, функциям и методам и преобразование этой информации в четкий доступный текст (как для пользователя, так и для специалиста) зачастую выявляет недостатки, противоречия или нереализованные функциональные требования, которые разработчики в силу слишком большой погруженности в проект и, как следствие, «замыленности глаза» не замечают. Комментарии и замечания профессиональных и опытных писателей могут привести к тому, что разработчикам потребуется изменить какие-то элементы продукта уже после того, как они были разработаны. Если писателей привлекли слишком поздно, необходимость изменений по их замечаниям может привести к сдвигу сроков релиза, перерасходам средств и задержкам оплаты со стороны заказчика.
Компаниям, которые хотели бы отойти от описанных выше тенденций и использовать своих технических писателей в качестве важного стратегического ресурса, можно порекомендовать следующее:
Подключайте писателей на ранней стадии.
Чтобы изучить продукт, процесс или технологию на приемлемом уровне и затем доступно и детально изложить эту информацию всем заинтересованным лицам (клиентам, маркетологам, специалистам, экспертам), требуется время. Раннее вовлечение писателей даст им реальный шанс сделать полное и точное описание продукта к моменту его запуска. Отдел маркетинга и ваши клиенты будут этому очень рады.
Не пренебрегайте писательскими «аудитами».
Дайте писателям достаточно времени для общения с разработчиками на всех стадиях создания продукта. В идеале писатели (а по сути, только они!) могут осуществлять непрерывное тестирование продукта или процесса, постоянно сравнивая, что говорят разработчики, с тем, что они видят в реальности. На основе замечаний технических писателей, которым важно докопаться до самой сути, разработчики часто дорабатывают или даже перерабатывают продукты и процессы.
Используйте труд технических писателей для приумножения своего интеллектуального капитала.
Лучшие технические писатели – это не только эксперты технического или делового стиля речи, еще они прекрасно умеют доносить информацию до людей. Огромная часть интеллектуального капитала компании содержится в головах узкопрофильных специалистов, которые не способны донести информацию до сотрудников других отделов, а зачастую просто не понимают, как можно применить и насколько важны знания, которыми они обладают. Технические писатели могут вытащить из них эту информацию, изложить и структурировать ее доступно для каждой заинтересованной аудитории и таким образом сохранить и приумножить ценность интеллектуального капитала компании для клиентов, поставщиков и сотрудников.
Слово, зафиксированное на бумаге, да и просто процесс документирования сам по себе – мощные инструменты, которые могут иметь реальное стратегическое влияние на бизнес. Дайте вашим техническим писателям возможность не просто писать документы, но и помогать творить.
(Перевод статьи Джека Шульмана из журнала Гарвард Бизнес Ревью, оригинал статьи https://hbr.org/2005/12/revaluing-writing)
@ Ольга Маркус