Команда > Авторские публикации > 2014 год > Предпроектное обследование: что важно знать!

Предпроектное обследование: что важно знать!

Предпроектное обследование представляет собой важнейший этап, который предшествует реализации проекта, например, созданию информационной системы. Предпроектное обследование предназначено для согласования «представлений» Заказчика и Исполнителя о будущем проекте и для эффективной подготовки к реализации проекта по поставке и внедрению выработанных решений.

Цель Предпроектного обследования заключается в том, чтобы найти «общий язык» и описать требования к проекту в общей терминологии, понятной как Исполнителю, так и Заказчику. Предпроектное обследование позволяет провести диагностику проблем организации и сформулировать рекомендации по способам их решения.

Основной задачей Предпроектного обследования является анализ текущих и перспективных потребностей Заказчика с целью определения и точной постановки задач по автоматизации бизнес-процессов Заказчика.

До Предпроектного обследования Исполнитель, как правило, знает только о намерении Заказчика инициировать или продолжить процесс автоматизации предприятия. Представления же Заказчика о предстоящей автоматизации до проведения Предпроектного обследования могут меняться от одного варианта к другому:

  • Автоматизация «ручного» труда;
  • Наведение порядка в процедурах контроля и учета;
  • Качественное изменение всей системы управления предприятием;
  • Совершенствование организационной структуры предприятия.
  • На этапе Предпроектного обследования происходит уточнение требований Заказчика, масштаба предприятия, степени его автоматизации и представлений Заказчика об итогах автоматизации. Исполнитель в общих чертах предлагает Заказчику варианты автоматизации. По результатам переговоров с руководителями и другими представителями предприятия Заказчика и в зависимости от масштабности поставленных Заказчиком целей определяется глубина и содержание (объем работ и их стоимость) этапа Предпроектного обследования предприятия, определяются конечные цели и задачи автоматизации, а также методы их решения.

В рамках Предпроектного обследования Заказчик имеет возможность:

  • Формализовать существующие бизнес-процессы;
  • Провести реинжиниринг бизнес-процессов, используя опыт консультантов, полученный в других проектах;
  • Оценить, насколько предлагаемый программный продукт «покрывает» текущие и перспективные бизнес-потребности;
  • Формализовать уникальные особенности своего бизнеса, проанализировать возможности используемых технологий и степень их соответствия растущим запросам, заранее спланировать их реализацию в предлагаемом решении;
  • Выявить и формализовать риски проекта внедрения, разработать меры по их минимизации; получить развернутый анализ необходимых ресурсов, объективно оценить бюджет и плановые сроки реализации проекта внедрения; проанализировать возможность оптимизации затрат за счет самостоятельного выполнения части проектных работ;
  • Оценить собственные ресурсы (технические, человеческие), которые будут задействованы в процессе внедрения.

Предпроектное обследование проходит в несколько этапов.

На Этапе 1 осуществляется:

  • сбор информации о стратегических целях и бизнес-процессах;
  • интервью с руководителями и экспертами для выявления существующих проблем в деятельности организации;
  • определение и уточнение ограничений в части проведения проектов по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов (бюджет, сроки);
  • анализ существующих в организации регламентирующих документов. Происходит сбор информации о стратегических целях компании-заказчика, бизнес-процессах.

На Этапе 2 осуществляется описание и моделирование бизнес-процессов («как есть») верхнего уровня для получения о них ясных и однозначных представлений.

На Этапе 3 выполняется анализ описанных бизнес-процессов с использованием нескольких разрезов:

  • анализ моделей процессов;
  • анализ времени прохождения процессов;
  • анализ сценариев процесса;
  • анализ функциональных, организационных, информационных «разрывов» процессов;
  • анализ входов и выходов (требований и результатов) процессов.

В результате проведенного Предпроектного обследования Исполнитель передает Заказчику «Отчет об обследовании» организации, в котором проводится диагностика состояния бизнес-процессов организации и даются рекомендации по возможным направлениям, по которым требуется проведение дополнительного обследования. Специалисты Исполнителя могут рекомендовать варианты дополнительного обследования по одному или сразу нескольким направлениям, в зависимости от результатов проведенного обследования.

 

С уважением, Александра Соколова