-
«У вас в голове могут рождаться распрекрасные идеи, но, если вы не умеете довести их до сознания слушателей, вы ничего не добьетесь».
Я эмигрировала в США много лет назад и сейчас живу в городе Форт-Уорт, штат Техас. Для меня как для эмигранта коммуникация имеет самое важное значение во всех ее аспектах. Иммигрировавшие во взрослом возрасте люди часто испытывают проблемы с самоидентификацией, если не могут корректно выразить свои мысли. Именно стремление к способности самовыражения побудило меня к поиску эффективных способов коммуникации. Я изучила основные понятия и модели эффективной коммуникации для того, чтобы исключить недопонимание со стороны собеседника, и таким образом научилась излагать свои мысли просто и понятно.
Работа в команде Docco – тщательно продуманный и взвешенный для меня выбор. Довольно продолжительное время я наблюдала за работой команды со стороны – и все это время развитие компании и ее подход к делу не переставали меня восхищать и вдохновлять. Мое уважение вызывает и европейская точность, и крайне ответственное отношение к каждому проекту, и продуманность всех процессов – все это верные признаки того, что участники команды действительно любят свою работу.
Главе компании удалось собрать вокруг себя профессионалов, которые с неподдельным интересом и энтузиазмом берутся за новые проекты, готовы делиться опытом с коллегами, открывать для себя новые сферы профессиональной деятельности. Мобильность и гибкость – одна из основополагающих черт команды Docco. Каждый ее участник – личность, специалист в своем деле, будь то аналитика, техническое документирование или экспертиза, при этом каждый готов вникать в самую суть доверенного ему проекта, взаимодействовать с другими его участниками, брать на себя ответственность – то есть быть настоящим членом команды.
Атмосфера взаимного уважения, профессионального доверия и уверенность в коллегах, стремление к постоянному развитию, возможность работы надо новыми для себя направлениями – ключевые для меня причины выбора Docco в качестве места работы. Команда сама собой вдохновляет меня на активную работу и саморазвитие, я могу и делиться своим опытом, и узнавать много нового от своих коллег.
К счастью, высокий профессионализм команды Docco по достоинству оценивают не только сотрудники и партнеры, но и клиенты, число которых растет с каждым годом.
Работа должна приносить удовольствие.
В сферу информационных технологий я попала не сразу. Будучи по образованию переводчиком, занималась переводами и подготовкой документации по юридической тематике. В один прекрасный момент я поняла, что хочу сменить направление деятельности. Выбор пал на сферу ИТ. Это было словно озарение свыше, ведь для меня – лингвиста – данная область представлялась чем-то чрезвычайно загадочным, очень интересным, но недостижимым.
Таким образом, я переквалифицировалась в технического писателя. Уже несколько лет работаю в этой специальности и не жалею о принятом решении. Больше всего в профессии мне нравится возможность разнообразить свою деятельность, расширить свои технические познания и реализовать желание работы с текстами. Технический писатель – это такая специализация, в которой возможен рост, как личностный, так и профессиональный, в которой постоянное развитие и улучшение уже существующих навыков является обязательным условием.
Отрасль информационных технологий является одной из наиболее динамично развивающихся отраслей в мире. Современные информационные технологии с их стремительно растущим потенциалом и быстро снижающимися издержками открывают огромные возможности для новых форм организации труда и занятости в рамках, как организаций, так и общества в целом. Моя деятельность в этой сфере началась еще в 2005 году одновременно с получением второго высшего образования, связанного именно с ИТ. С того момента были попытки сменить сферу, но все же ИТ оказалась самой интересной и привлекательной.
Предложение работать в Команде Docco я приняла с большой радостью и оптимизмом. Здесь я занимаюсь с удовольствием тем делом, которое приносит удовлетворение, сопровождается хорошими взаимоотношениями с коллегами, дает возможность совершенствоваться и расти как личность. Помимо этого деятельность в Команде позволяет вносить в работу творческий вклад, что для меня немаловажно.
Работать в сфере информационных технологий я начала еще в институте. Успела попробовать себя в роли тестировщика, технического писателя и бизнес-аналитика. Сейчас основной сферой моей деятельности является руководство проектами разработки и внедрения программного обеспечения.
В Docco я участвую в проектах связанных с проектированием систем, бизнес-анализом и написанием технической документации. Рассчитываю на интересные и разноплановые проекты.
Себе и коллегам я бы хотела пожелать развития как индивидуального, так и всей команды в целом.
Работа в команде Docco открыла для меня широкие возможности для получения новых знаний и опыта.
Множество интересных проектов, увлеченность своей работой и настоящий командный дух – вот те факторы, которые помогают мне профессионально расти и совершенствоваться. Я получаю удовольствие от того, что имею возможность относиться к моим задачам творчески, так как креативное мышление, а порой и нестандартные решения – залог успеха нашей команды.
Среди технических писателей бывают "технические" и "писатели". Я принадлежу к писателям. У меня всегда была склонность к гуманитарным наукам, поэтому я и выбрала факультет иностранных языков, который закончила в 1999 году.
Техническим писателем я стала не сразу, долго работала референтом-переводчиком, и на протяжении всего своего трудового пути занималась письменным переводом.
Попав на работу в IT-компанию, я поняла, что мне очень интересна эта область. Это и причастность к компьютерному миру, и общение с совершенно особенными людьми. Сначала мне казалось, что гуманитариям в эту сферу путь закрыт, но позже я узнала, что в отделах технического документирования немало филологов. Конечно, мне захотелось присоединиться.
Говорят, что технический писатель –– это интеллектуальный кентавр, лучший гуманитарий среди технарей и лучший технарь среди гуманитариев. На мой взгляд, очень емко и точно. Хотя бы потому, что помимо знаний в области «софта» и «железа» никак не обойтись без умения говорить с разработчиками на их языке, а еще понимать и предвосхищать потребности конечного пользователя, для которого пишется документация.
Для меня знакомство с Командой Docco началось с череды случайных событий и одной встречи, переросшей в дружбу. Продолжительное время я и Docco много слышали друг о друге, но наши профессиональные пути не пересекались.
Приглашение на участие в проекте от команды Docco я приняла, не задумываясь и не смотря на работу в достойной IT-компании и участие в интересных проектах.
Природная любознательность, стремление к развитию и получению нового опыта, да и просто неумение сидеть на месте, не позволили мне засомневаться в принятом решении.
Мое участие в проектах команды Docco началось практически с начала ее существования, в 2005 году. Тогда моя карьера как специалиста в сфере информационных технологий и технического документирования только начиналась. Кто бы мог подумать, что именно здесь я смогу получить огромный багаж знаний, что именно здесь я найду людей близких мне по духу, интересам и профессии.
Работа в команде для меня очень важна, ведь именно здесь я получаю личный профессиональный рост, обмен опытом, общение с коллегами за чашечкой чая или кофе, что тоже не маловажно для сплоченного коллектива. Каждый человек уникален по своей сути и именно эта уникальность каждого из моих коллег дозволяет в нашей команде взаимодополнять друг друга. Каждый несет ответственность за свою часть поставленной задачи, что влияет на общий результат и позволяет нам доверять друг другу.
Пожалуй, начну с предыстории моего появления в команде. Имея интересную работу в сфере информационных технологий и профессионально развиваясь, я пришла к мысли о том, что пора дальше постигать новые пути при профессиональном движении вперед. Внутренняя уверенность и стремление к самореализации, появление в нужном месте в нужный момент, наверное, и определили мой приход в команду. Теперь я очень четко чувствую и понимаю, что наша команда — это настоящий сплоченный профессиональный коллектив, объединенный общим делом, командным духом и успешными результатами.
В августе 2010 года мне поступило предложение присоединиться к команде Docco, которое я с радостью приняла. И сразу же окунулась в мир слаженной работы и профессионализма.
Присоединение к жизни команды Docco стало важным этапом в моей профессиональной деятельности: работа с многогранными людьми, знатоками своего дела, участие в разнообразных и интересных проектах. Дружеская атмосфера в команде, слаженность работы, готовность к взаимовыручке настраивают на полную отдачу в работе.
Если ты любишь свою работу, то она обязательно ответит взаимностью. В моей истории техническая коммуникация стала любимым делом, поскольку она смогла удовлетворить одновременно мою тягу к общению (с заказчиком / пользователем / разработчиком / коллегой) и к современным технологиям. 14 лет практики от технического писателя и junior-аналитика до автора команды утвердили меня в мысли, что умение писать — призвание.
-
"Я пишу" и благодаря этому я - лидер
Технический коммуникатор или специалист по технической коммуникации всегда должен адекватно оценивать разнообразные способы повышения эффективности проекта. Многие писатели стараются не брать на себя работу, выходящую за пределы их должностных обязанностей, либо из уважения к другим членам команды, либо соблюдая стандартный протокол. И зря. Ваше продуктивное сотрудничество с руководителем проекта может перерасти в совместную деятельность, результатом которой станут эффективное управление и впечатляющие видимые результаты, не говоря уже о вашем очевидном и признанном вкладе в деятельность организации. Здесь важно отметить, что сотрудничество в равной степени важно и полезно для любой организации – от только начинающей свою деятельность до преуспевающей, в которой четко прописаны все процессы.
Понимание главных задач
Если Вас назначили в проект техническим коммуникатором, ваша основная роль в нем уже определена. Вы можете войти в команду с самого начала проекта или же прийти в него позже. В любом случае, начать следует с общего понимания целей проекта и окончательной версии его плана.
Определите перечень результатов
Позаботьтесь о том, чтобы у Вас было четкое и ясное понимание требуемых результатов, которые предоставляются клиенту и другим заинтересованным сторонам. Получите перечень предполагаемых результатов, а затем поработайте с руководителем проекта (а возможно, и с клиентом), чтобы оценить цель каждого результата деятельности, целевую аудиторию, оптимальное средство и механизм реализации. Зафиксируйте документально результаты обсуждения и направьте для внесения правок и дополнений или на утверждение; новую редакцию используйте для подготовки окончательного варианта перечня результатов.
Определите задачи
В рамках проекта на Вас могут возлагаться и другие обязанности — такие, как выполнение функции секретаря на совещаниях и собраниях. Важно разобраться с тем, что Вам поручают. Встретьтесь с руководителем проекта и обсудите то, что Вы не можете сделать. Здесь нужно определиться со сроками, частотой, объемом работ, а также с тем, кому можно поручить работу. Например, в плане проекта сказано, что писатель отвечает за ведение подробного протокола совещания по разработке приложения; оно будет проходить три дня со 2 по 4 мая с участием клиента, а протоколы предназначены только для внутреннего пользования. После того, как Вы это обсудили, руководитель проекта сказал, что протоколирование можно распределить между вами и еще двумя писателями. От Вас также может потребоваться руководить другими писателями или членами команды проекта или курировать их. Опять же, по окончании беседы письменно зафиксируйте согласованные обязанности, получите утверждение документа и подведите итоги.
Все это помогает понять ваши основные задачи по проекту. Самое главное для Вас — справляться со своими обязанностями. Всякая другая работа в рамках проекта, даже будучи важной и полезной, не должна нанести ущерб вашей основной деятельности.
Объясните, как Вы можете повысить эффективность реализации проекта
На первых встречах с руководителем проекта Вы получите возможность продемонстрировать ваше понимание целей проекта и ориентированность на успех. Затем, не откладывая, постарайтесь объяснить руководителю, каким образом Вы можете содействовать повышению эффективности проекта в процессе его реализации, рассматривая проектную документацию, проектные коммуникации и неофициальные результаты. Дайте понять, что это сэкономит руководителю время на проверки, но, что еще важнее, даст Вам возможность составлять документацию в более четкой и последовательной манере, с учетом требований читательской аудитории. Инициативные руководители проектов приветствуют это, и Вас могут по окончании разговора попросить сразу же что-нибудь посмотреть. Если Вы не встретили поддержки, не настаивайте. Вежливо и на позитивной ноте закончите беседу. Вам еще представится случай предложить свои услуги.
Совершенствуйте коммуникации
Внимание компетентного технического писателя принесет пользу всем типам взаимодействия в рамках проекта. Ниже приведены некоторые из основных видов проектных коммуникаций.
Взаимодействие с клиентом
Попросите руководителя проекта разрешить Вам работать с важными электронными и письменными сообщениями (записками и письмами). Если информации много, то используйте принципы визуализации для того, чтобы разбить ее на части и логически организовать их (см. www.infomap.com). Затем проверьте четкость и ясность изложения, а также его тон. Тон всех сообщений, адресованных клиентам, должен быть профессионально и личностно ориентированным и приятным. Если какая-то информация покажется Вам непонятной или Вы уловили тон отчуждения или неприязни, предложите руководителю другую формулировку.
Взаимодействие с генеральным подрядчиком, субподрядчиками или иной третьей стороной
Изучайте письма, записки и другие важные материалы. Так как в основе отношений с этими сторонами лежат договорные обязательства, то необходимы четкие и точные формулировки, а тон не так важен.
Взаимодействие внутри команды
Внутренние коммуникации необходимо описать для того, чтобы команда получила исчерпывающую информацию и план работы. Помогите руководителю проекта избежать синдрома «Прекрасно, что дальше?», поощряя сотрудников самим сделать следующий шаг, принять меры, дать ответ.
Избегайте утечки информации. В комнате отдыха хорошо поболтать о выходных или предстоящем корпоративе; службы мгновенных сообщений годятся, если нужно что-то быстро выяснить. Но информация, касающаяся графиков, заданий, состояния или результатов должна быть представлена в форме писем, заметок, протоколов или сообщений по электронной почте.
Показывайте пример
Хороший пример — на вес золота. Если Вам потребуется создать свои собственные способы коммуникации, рассматривайте это как возможность показать, как это нужно делать. Используйте принципы визуализации информации для организации структуры текста, чтобы его можно было быстро просмотреть и понять. Для представления интуитивной информации используйте цвета: например, красный — для обозначения проблемной зоны, зеленый – для обозначения нормального хода работы. Сделайте таблицы, если читателю так будет проще быстро просмотреть и понять информацию. Такие возможности предоставляет пакет Microsoft Office; с помощью его инструментов можно легко создавать сложные таблицы в формате Word или Excel, а затем копировать/вставлять их прямо в электронное письмо. Коллеги подхватят ваши идеи — если они делают так же, как и вы, значит, у Вас все получилось.
Добавляйте значимые детали
Если информацию сократить, она может сбить с толку. Руководители проектов и другие члены команды могут не упомянуть о чем-то, если считают, что это всем известно, попустить ненужные, по их мнению, слова или же забыть добавить информацию в спешке. Даже незначительные упущения, такие, как отсутствие артиклей, могут сделать информацию трудной для восприятия. Как утверждает в своей работе «Когнитивный стиль PowerPoint» Эдвард Тафт, расцвеченный маркерами текст презентации, представленной чиновникам НАСА корпорацией «Боинг» перед запуском спутника «Колумбия» не позволил разглядеть потенциальные угрозы, так как значимая и сложная информация была сжата до кратких и упрощенных фраз.
Технические коммуникаторы – это специалисты по презентации информации; однако мы зачастую избегаем давать критическую оценку информационной полезности текста, написанного другими. Предупреждать и останавливать кого-то может быть неприятно, но никаких сомнений быть не должно — техническая информация не будет понятна кому-либо другому, если Вы скрупулезно в ней не разберетесь и не поймете ее сами. Перепишите информацию так, как Вы ее понимаете, при необходимости добавляя комментарии или вводные фразы, а потом верните автору-исполнителю. Даже если Вы ее неправильно поняли, то получили возможность исправить и избавились от возможного неверного толкования.
Изобретайте и защищайте
Последовательный подход приносит пользу всем проектам. Набор привлекательных и полезных шаблонов документов будет долго служить повышению уровня профессиональной и информационной эффективности проекта. Если в вашей организации есть уже разработанный набор шаблонов, это сэкономит Вам время; может случиться так, что придется воспользоваться шаблонами, которые были у Вас когда-то в другой организации или же шаблонами клиента, генерального подрядчика или субподрядчика. В любом случае, шаблон и предоставляемая информация должны соответствовать друг другу. Если структура или формат шаблона не подходит, доработайте его с руководителем проекта.
Если шаблонов нет, то здесь Вы сможете развернуться, создав свои собственные. Скорее всего, Вы сможете делать каждый раз по шаблону, в зависимости от потребностей проекта. При разработке шаблонов используйте последовательное оформление шрифтов, цветов и логотипов.
Хочу предупредить: шаблон сродни мужу/жене. Нужно с самого начала знать, что Вы любите его, потому что потом трудно что-либо изменить. Потратьте чуть больше времени, чтобы получить именно такой шаблон, какой Вы хотите: проверьте шрифты, цвета, стили и метаданные документа. Как только Вы начнете пользоваться шаблоном, то обнаружите, что он быстро распространяется.
Проследите, чтобы шаблонами пользовались постоянно. Возможно, Вам придется вежливо и постоянно напоминать коллегам, где хранятся шаблоны и для чего они нужны, и помогать правильно их использовать.
Оказывайте услуги по написанию материалов
Письменное изложение – это ваш конек. Если позволяет рабочий график, предложите разрабатывать проекты документов для руководителя проекта и других ключевых членов команды. Это неоценимая помощь для того, кто имеет дело с большим количеством срочных и приоритетных заданий. Назначьте встречу для обсуждения и тщательно все записывайте. Воспользуйтесь диктофоном, а затем слово за словом разберите информационно насыщенные части беседы. Таким образом Вы не только получите огромный объем информации для работы, но и избавитесь от необходимости выяснять у специалистов подробности, которые Вы могли упустить, когда делали записи.
Хочу Вас предупредить: этот метод хорошо подходит для записи общей информации и пояснений. Проекты технических или медицинских материалов должны готовить специалисты.
Расставьте приоритеты
Если это необходимо, редактируйте, но при разногласиях уступите автору. Как бы ни хотелось, не стройте из себя «акулу пера». Ваши коллеги либо не будут обращать внимания на придирки к каждому слову, фразе или знаку препинания, либо будут злиться и всячески противиться вашему участию в проекте. Вместо этого найдите зону комфорта каждого исполнителя, т.е. определите, как ему или ей удобнее работать с вами, и сосредоточьтесь на этом. Скорее всего, автор документов станет относиться к Вам с уважением и захочет продолжить сотрудничество, если Вы будете работать в зоне комфорта и дадите понять, что ваша цель – просто сделать информацию более продуктивной.
Будьте заводилой, а не занудой
Во многом руководителям проектов приходится труднее всего в решении организационных вопросов: они должны поддерживать отношения с клиентом и в то же время держать под контролем массу заданий, выполняемых членами проектной команды. Это огромный ежедневный стресс.
Ищите всевозможные пути стать поддержкой и вдохновителем для руководителя проекта и членов команды. Настраивайте их на успех и разговаривайте с позитивным настроем. Критика и замечания должны быть в разумных пределах. По возможности, не пользуйтесь инструментом маркировки исправлений, чтобы не перегружать автора «краснотой». Вместо этого отредактируйте документ; простое выделение тех частей документа, где внесены правки, может повлиять на точность информации, которая в нем содержится.
Учитесь на ошибках
В эйфории, которой часто сопровождается завершение проекта, могут не придать значения тому, что удалось, а над чем еще нужно поработать – т.е. полученному опыту и ошибкам, на которых учатся. Тем не менее, эта информация весьма полезна и ее достаточно легко забыть за несколько месяцев. Дайте руководителю проекта немного отойти от пережитого за последние недели, а потом спросите, можете ли Вы поговорить об этом. Может быть, руководитель захочет пригласить на встречу всю команду, и тогда появится возможность оценить проект с разных точек зрения.
Заключение
Технические коммуникаторы обладают навыками, которые могут быть очень полезными в управлении проектом: умение тактично вести переговоры для сбора информации, способность четко и кратко фиксировать детали и обращать особое внимание на ясность и точность изложения. Те руководители проектов, кто сможет подключить таких людей и использовать их навыки на этапе планирования проекта, смогут упорядочить отношения внутри команды, оптимизировать сбор информации и придать новый импульс взаимодействию с клиентами. Решительно, без колебаний предлагайте использовать ваш профессиональный опыт. В скором времени Вы станете важным и незаменимым членом команды.
Льюис Конни, MBA (connie.lewis@hidinc.com) занималась созданием, разработкой и публикацией информации и документов для проектов по созданию коммерческого программного обеспечения и других направлений. Работала как в крупных корпорациях (McKesson, EDS), так и небольших компаниях. Является членом STC, имеет степень MBA по Системам управления информацией университета Пейс и степень Доктора Философии колледжа имени Перчейса. В настоящее время занимает пост директора отдела технического документирования в компании Health Information Designs, LLC (сфера деятельности компании — аналитика в государственной системе здравоохранения).
Оригинал статьи: http://intercom.stc.org/2012/03/leading-from-the-write/
Перевод с английского: консультант Docco Наталья Серегина