Команда > Авторские публикации > 2012 год > "Я пишу" и благодаря этому я - лидер

"Я пишу" и благодаря этому я - лидер

Технический коммуникатор или специалист по технической коммуникации всегда должен адекватно оценивать разнообразные способы повышения эффективности проекта. Многие писатели стараются не брать на себя работу, выходящую за пределы их должностных обязанностей, либо из уважения к другим членам команды, либо соблюдая стандартный протокол. И зря. Ваше продуктивное сотрудничество с руководителем проекта может перерасти в совместную деятельность, результатом которой станут эффективное управление и впечатляющие видимые результаты, не говоря уже о вашем очевидном и признанном вкладе в деятельность организации. Здесь важно отметить, что сотрудничество в равной степени важно и полезно для любой организации – от только начинающей свою деятельность до преуспевающей, в которой четко прописаны все процессы.

Понимание главных задач

Если Вас назначили в проект техническим коммуникатором, ваша основная роль в нем уже определена. Вы можете войти в команду с самого начала проекта или же прийти в него позже. В любом случае, начать следует с общего понимания  целей проекта и окончательной версии его плана.

Определите перечень результатов

Позаботьтесь о том, чтобы у Вас было четкое и ясное понимание требуемых результатов, которые предоставляются клиенту и другим заинтересованным сторонам. Получите перечень предполагаемых результатов, а затем поработайте с руководителем проекта (а возможно, и с клиентом), чтобы оценить цель каждого результата деятельности,  целевую аудиторию, оптимальное средство и механизм реализации. Зафиксируйте документально результаты обсуждения и направьте для внесения правок и дополнений или на утверждение; новую редакцию используйте для подготовки окончательного варианта перечня результатов.

Определите задачи

В рамках проекта на Вас могут возлагаться и другие обязанности — такие, как выполнение функции секретаря на совещаниях и собраниях. Важно разобраться с тем, что Вам поручают. Встретьтесь с руководителем проекта и обсудите то, что Вы не можете сделать. Здесь нужно определиться со сроками, частотой, объемом работ, а также с тем, кому можно поручить работу. Например, в плане проекта сказано, что писатель отвечает за ведение подробного протокола совещания по разработке приложения; оно будет проходить три дня со 2 по 4 мая с участием клиента, а протоколы предназначены только для внутреннего пользования.  После того, как Вы это обсудили, руководитель проекта сказал, что протоколирование можно распределить между вами и еще двумя писателями. От Вас также может потребоваться руководить другими писателями или членами команды проекта или курировать их. Опять же, по окончании беседы письменно зафиксируйте согласованные обязанности, получите утверждение документа и подведите итоги.

Все это помогает понять ваши основные задачи по проекту. Самое главное для Вас —  справляться со своими обязанностями. Всякая другая работа в рамках проекта, даже будучи важной и полезной, не должна нанести ущерб вашей основной деятельности.

Объясните, как Вы можете повысить эффективность реализации проекта

На первых встречах с руководителем проекта Вы получите возможность продемонстрировать ваше понимание целей проекта и ориентированность на успех.  Затем, не откладывая, постарайтесь объяснить руководителю, каким образом Вы можете содействовать повышению эффективности проекта в процессе его реализации, рассматривая проектную документацию, проектные коммуникации и неофициальные результаты. Дайте понять, что это сэкономит руководителю время на проверки, но, что еще важнее, даст Вам возможность составлять документацию в более четкой и последовательной манере, с учетом требований читательской аудитории.  Инициативные руководители проектов приветствуют это, и Вас могут по окончании разговора попросить сразу же что-нибудь посмотреть. Если Вы не встретили поддержки, не настаивайте. Вежливо и на позитивной ноте закончите беседу. Вам еще представится случай предложить свои услуги.

Совершенствуйте коммуникации

Внимание компетентного технического писателя принесет пользу всем типам взаимодействия в рамках проекта. Ниже приведены некоторые из основных видов проектных коммуникаций.

Взаимодействие с клиентом

Попросите руководителя проекта разрешить Вам работать с важными электронными и письменными сообщениями (записками и письмами). Если информации много, то используйте принципы визуализации для того, чтобы разбить ее на части и логически организовать их (см. www.infomap.com). Затем проверьте четкость и ясность изложения, а также его тон. Тон всех сообщений, адресованных клиентам, должен быть профессионально и личностно ориентированным и приятным. Если какая-то информация покажется Вам непонятной или Вы уловили тон отчуждения или неприязни, предложите руководителю другую формулировку.

Взаимодействие с генеральным подрядчиком, субподрядчиками или иной третьей стороной

Изучайте письма, записки и другие важные материалы. Так как в основе отношений с этими сторонами лежат договорные обязательства, то необходимы четкие и точные формулировки, а тон не так важен.

Взаимодействие внутри команды

Внутренние коммуникации необходимо описать для того, чтобы команда получила исчерпывающую информацию и план работы. Помогите руководителю проекта избежать синдрома «Прекрасно, что дальше?», поощряя сотрудников самим сделать следующий шаг, принять меры, дать ответ.

Избегайте утечки информации. В комнате отдыха хорошо поболтать о выходных или предстоящем корпоративе; службы мгновенных сообщений годятся, если нужно что-то быстро выяснить. Но информация,  касающаяся графиков, заданий, состояния или результатов должна быть представлена в форме писем, заметок, протоколов или сообщений по электронной почте.

Показывайте пример

Хороший пример — на вес золота. Если Вам потребуется создать свои собственные способы коммуникации, рассматривайте это как возможность показать, как это нужно делать. Используйте принципы визуализации информации для организации структуры текста,  чтобы его можно было быстро просмотреть и понять. Для представления интуитивной информации используйте цвета: например, красный  — для обозначения проблемной зоны, зеленый – для обозначения нормального хода работы. Сделайте таблицы, если читателю так будет проще быстро просмотреть и понять информацию. Такие возможности предоставляет пакет Microsoft Office; с помощью его инструментов можно легко создавать сложные таблицы в формате Word или Excel, а затем копировать/вставлять их прямо в электронное письмо. Коллеги подхватят ваши идеи — если они делают так же, как и вы, значит, у Вас все получилось.

Добавляйте значимые детали

Если информацию сократить, она может сбить с толку. Руководители проектов и другие члены команды могут не упомянуть о чем-то, если считают, что это всем известно, попустить ненужные, по их мнению, слова или же забыть добавить информацию в спешке. Даже незначительные упущения, такие, как отсутствие артиклей, могут сделать информацию трудной для восприятия. Как утверждает в своей работе «Когнитивный стиль PowerPoint» Эдвард Тафт, расцвеченный маркерами текст презентации, представленной чиновникам НАСА корпорацией «Боинг» перед запуском спутника «Колумбия» не позволил разглядеть потенциальные угрозы, так как значимая и сложная информация была сжата до кратких и упрощенных фраз.

Технические коммуникаторы – это специалисты по презентации информации; однако мы зачастую избегаем давать критическую оценку информационной полезности текста, написанного другими. Предупреждать и останавливать кого-то может быть неприятно, но никаких сомнений быть не должно — техническая информация не будет понятна кому-либо другому, если Вы скрупулезно в ней не разберетесь и не поймете ее сами. Перепишите информацию так, как Вы ее понимаете, при необходимости добавляя комментарии или вводные фразы, а потом верните автору-исполнителю.  Даже если Вы ее неправильно поняли, то получили возможность исправить и избавились от возможного неверного толкования.

Изобретайте и защищайте

Последовательный подход приносит пользу всем проектам. Набор привлекательных и полезных шаблонов документов будет долго служить повышению уровня профессиональной и информационной эффективности проекта. Если в вашей организации есть уже разработанный набор шаблонов, это сэкономит Вам время; может случиться так, что придется воспользоваться шаблонами, которые были у Вас когда-то в другой организации или же шаблонами клиента, генерального подрядчика или  субподрядчика. В любом случае, шаблон и предоставляемая информация должны соответствовать друг другу. Если структура или формат шаблона не подходит, доработайте его с руководителем проекта.

Если шаблонов нет, то здесь Вы сможете развернуться, создав свои собственные. Скорее всего, Вы сможете делать каждый раз по шаблону, в зависимости от потребностей проекта. При разработке шаблонов используйте последовательное оформление  шрифтов, цветов и логотипов.

Хочу предупредить: шаблон сродни мужу/жене. Нужно с самого начала знать, что Вы любите его, потому что потом трудно что-либо изменить. Потратьте чуть больше времени, чтобы получить именно такой шаблон, какой Вы хотите: проверьте шрифты, цвета, стили и метаданные документа. Как только Вы начнете пользоваться шаблоном, то обнаружите, что он быстро распространяется.

Проследите, чтобы шаблонами пользовались постоянно. Возможно, Вам придется вежливо и постоянно напоминать коллегам, где хранятся шаблоны и для чего они нужны, и помогать правильно их использовать.

Оказывайте услуги по написанию материалов

Письменное изложение – это ваш конек. Если позволяет рабочий график, предложите разрабатывать проекты документов для руководителя проекта и других ключевых членов команды. Это неоценимая помощь для того, кто имеет дело с большим количеством срочных и приоритетных заданий. Назначьте встречу для обсуждения и тщательно все записывайте. Воспользуйтесь диктофоном, а затем слово за словом разберите информационно насыщенные части беседы. Таким образом Вы не только получите огромный объем информации для работы, но и избавитесь от необходимости выяснять у специалистов подробности, которые Вы могли упустить, когда делали записи.

Хочу Вас предупредить: этот метод хорошо подходит для записи общей информации и пояснений. Проекты технических или медицинских материалов должны готовить специалисты.

Расставьте приоритеты

Если это необходимо, редактируйте, но при разногласиях уступите автору. Как бы ни хотелось, не стройте из себя «акулу пера». Ваши коллеги либо не будут обращать внимания на придирки к каждому слову, фразе или знаку препинания, либо будут злиться и всячески противиться вашему участию в проекте. Вместо этого найдите зону комфорта каждого исполнителя, т.е. определите, как ему или ей удобнее работать с вами, и сосредоточьтесь на этом. Скорее всего, автор документов станет относиться к Вам с уважением и захочет продолжить сотрудничество, если Вы будете работать в зоне комфорта и дадите понять, что ваша цель – просто сделать информацию более продуктивной.

Будьте заводилой, а не занудой

Во многом руководителям проектов приходится труднее всего в решении организационных вопросов: они должны поддерживать отношения с клиентом и в то же время держать под контролем массу заданий, выполняемых членами проектной команды. Это огромный ежедневный стресс.

Ищите всевозможные пути стать поддержкой и вдохновителем для руководителя проекта и членов команды. Настраивайте их на успех и разговаривайте с позитивным настроем. Критика и замечания должны быть в разумных пределах. По возможности, не пользуйтесь инструментом маркировки исправлений, чтобы не перегружать автора «краснотой». Вместо этого отредактируйте документ; простое выделение тех частей документа, где внесены правки, может  повлиять на точность информации, которая в нем содержится.

Учитесь на ошибках

В эйфории, которой часто сопровождается завершение проекта, могут не придать значения  тому, что удалось, а над чем еще нужно поработать – т.е. полученному опыту и ошибкам, на которых учатся. Тем не менее, эта информация весьма полезна и ее достаточно легко забыть за несколько месяцев. Дайте руководителю проекта немного отойти от пережитого за  последние недели, а потом спросите, можете ли Вы поговорить об этом. Может быть, руководитель захочет пригласить на встречу всю команду, и тогда появится возможность оценить проект с разных точек зрения.

Заключение

Технические коммуникаторы обладают навыками, которые могут быть очень полезными в управлении проектом: умение тактично вести переговоры для сбора информации, способность четко и кратко фиксировать детали и обращать особое внимание на ясность и точность изложения. Те руководители проектов, кто сможет подключить таких людей и использовать их навыки на этапе планирования проекта, смогут упорядочить отношения внутри команды, оптимизировать сбор информации и придать новый импульс взаимодействию с клиентами. Решительно, без колебаний предлагайте использовать ваш профессиональный опыт. В скором времени Вы станете важным и незаменимым членом команды.

Льюис Конни, MBA (connie.lewis@hidinc.com) занималась созданием, разработкой и публикацией информации и документов для проектов по созданию коммерческого программного обеспечения и других направлений. Работала как в крупных корпорациях (McKesson, EDS), так и небольших компаниях. Является членом STC, имеет степень  MBA по Системам управления информацией университета Пейс и степень Доктора Философии колледжа имени Перчейса. В настоящее время занимает пост директора отдела технического документирования в компании Health Information Designs, LLC (сфера деятельности компании — аналитика в государственной системе здравоохранения).

Оригинал статьи: http://intercom.stc.org/2012/03/leading-from-the-write/

Перевод с английского: консультант Docco Наталья Серегина